📁 Documentbeheer
Het documentbeheersysteem (DMS) stelt u in staat om documenten te organiseren, op te slaan en te delen binnen uw organisatie via een mappenstructuur met toegangscontrole.
Documenten bekijken
Wanneer u de Documenten-pagina opent, ziet u de mappen waartoe u toegang heeft. Klik op een map om deze te openen en de submappen en bestanden te bekijken.
- De navigatiebalk bovenaan toont uw huidige locatie. Klik op een onderdeel om terug te navigeren.
- De Root-link brengt u terug naar het hoogste niveau.
- Elk bestand toont de naam, grootte, uploaddatum en een korte voorvertoning van eventuele opmerkingen.
Let op
U ziet alleen mappen waartoe uw groep (lidfunctie) toegang heeft gekregen. Als u een verwachte map niet ziet, neem dan contact op met uw DMS-beheerder.
Bestanden uploaden
Om een bestand te uploaden, navigeer eerst naar een map en klik vervolgens op ⇑ Bestand uploaden.
- Klik op het bestandsveld om een bestand van uw computer te selecteren.
- Voeg optioneel een opmerking toe om het bestand te beschrijven.
- Klik op Uploaden.
Let op
Er kan slechts één bestand tegelijk worden geüpload. De maximale bestandsgrootte is standaard 100 MB. U kunt geen bestanden uploaden vanuit het hoofdniveau — navigeer eerst naar een map.
Downloaden & bekijken
Elk bestand heeft een ⬇ downloadknop. Klik erop om het bestand op uw computer op te slaan.
Bestanden die in de browser kunnen worden weergegeven (PDF's, afbeeldingen, tekstbestanden, video's, audio) hebben ook een 👁 bekijkknop die het bestand in een nieuw tabblad opent.
Mappen beheren
Als u schrijftoegang heeft (of DMS-beheerder bent), kunt u mappen aanmaken, hernoemen en verwijderen.
Een map aanmaken
Klik op 📁 Nieuwe map en voer een naam in. Mapnamen moeten uniek zijn binnen dezelfde bovenliggende map.
Een map hernoemen
Klik op de ✎ potloodknop naast de mapnaam.
Een map verwijderen
Klik op de 🗑 prullenbakknop naast de map. Dit verwijdert de map en alle inhoud (submappen en bestanden) permanent.
Waarschuwing
Het verwijderen van een map is onomkeerbaar. Alle submappen, bestanden en rechten daarbinnen worden verwijderd.
Bestanden verplaatsen & koppelen
Bestanden kunnen naar een andere map worden verplaatst of aan extra mappen worden gekoppeld zonder het daadwerkelijke bestand te dupliceren.
Een bestand verplaatsen
Klik op de ↔ verplaatsknop bij een bestand. Er opent een mappenkiezer waar u:
- De doelmap kunt zoeken of bladeren.
- De map selecteert en op Bevestigen klikt.
Het bestand wordt uit de huidige map verwijderd en in de doelmap geplaatst. U heeft schrijftoegang nodig tot beide mappen.
Een bestand koppelen
Klik op de 🔗 koppelknop bij een bestand. Dezelfde mappenkiezer opent — selecteer de modus "Koppelen", kies een doelmap en bevestig.
Het bestand verschijnt nu in beide mappen. Het is hetzelfde bestand, geen kopie. Verwijderen uit de ene map heeft geen invloed op de andere.
Tip
Gebruik het zoekveld in de mappenkiezer om snel een map op naam te vinden.
Bestanden verwijderen
Klik op de 🗑 prullenbakknop bij een bestand om het uit de huidige map te verwijderen.
- Als het bestand ook in andere mappen staat, wordt alleen de koppeling met deze map verwijderd — het bestand zelf blijft bestaan.
- Als dit de laatste map is die het bestand bevat, wordt het bestand permanent verwijderd van de opslag.
Opmerkingen bij bestanden
Elk bestand kan een opmerking in rich text hebben. Een korte voorvertoning wordt getoond in de bestandslijst.
- Gebruikers met schrijftoegang kunnen op de 💬 opmerkingknop klikken om de opmerking te bewerken met een rich text editor (vet, cursief, lijsten).
- Gebruikers met leestoegang kunnen de voorvertoning van de opmerking zien maar deze niet bewerken.
Maprechten
Rechten worden per map ingesteld en bepalen welke ledengroepen (lidfuncties) de map en inhoud kunnen zien en gebruiken.
| Niveau | Map zichtbaar | Kan downloaden | Kan uploaden / bewerken |
|---|---|---|---|
| Verborgen (standaard) | Nee | Nee | Nee |
| Lezen | Ja | Ja | Nee |
| Schrijven | Ja | Ja | Ja |
Alleen een DMS-beheerder kan rechten wijzigen. Navigeer naar een map en klik op 🔐 Toegang geven om het rechtenpaneel te openen.
Als u tot meerdere groepen behoort met verschillende toegangsniveaus op dezelfde map, geldt het hoogste niveau.
Lidfuncties en gekoppelde logins
Uw toegang tot documenten hangt af van de lidfuncties op uw ledenprofiel, niet van uw algemene gebruikersrol (behalve voor DMS-beheerders — zie hieronder).
Heeft een ledenprofiel een gekoppelde gebruikerslogin, dan mogen alleen DMS-beheerders nog wijzigingen aanbrengen aan de lidfuncties van dat profiel. Dit voorkomt dat iemand via het ledenbestand extra groepen toevoegt om zichzelf meer documenttoegang te geven. Yfantis beheerders kunnen wel andere gegevens van het lid bewerken.
DMS-beheerder rol
DMS-beheerders hebben onbeperkte toegang tot alle mappen en bestanden, ongeacht de ingestelde rechten. Zij kunnen:
- Alle mappen en bestanden zien
- Elke map aanmaken, hernoemen en verwijderen
- Elk bestand uploaden, verplaatsen, koppelen en verwijderen
- Rechten beheren op elke map
- Opmerkingen bewerken bij elk bestand
Deze rol wordt doorgaans toegewezen aan de voorzitter of secretaris van de organisatie. Neem contact op met uw beheerder om deze rol te krijgen.